Häufig gestellte Fragen
Telefoninkasso ist die umgangssprachliche Bezeichnung für die telefonische Kontaktaufnahme eines Gläubigers mit dem Schuldner mit dem Ziel, eine Zahlung zu vereinbaren.
Es zählt zu den erfolgreichsten und effektivsten Methoden der Forderungsrealisierung. Der Gläubiger erfährt sofort den Grund für das Ausbleiben der Zahlungen und kann je nach Sachlage eine umgehende, kundenorientierte Lösung erarbeiten.
Dabei tritt der Gläubiger als Helfer und Problemlöser auf – nicht als reiner Schuldeneintreiber. Dies stärkt die Kundenbindung sowie das Vertrauen und festigt die Geschäftsbeziehung. Durch kontinuierliches und konsequentes telefonisches Nachfassen werden Kunden zur Einhaltung der Zahlungsfristen motiviert. Dies führt zu verbesserten Zahlungseingängen und einer gesteigerten Unternehmensliquidität.
Ein gut vorbereitetes und professionell durchgeführtes Telefoninkasso kann weitaus effektiver und effizienter sein als das bloße Versenden von Standard-Mahnbriefen. Entscheidend ist zudem der Zeitpunkt des ersten Anrufs. Ein zeitnaher Mahn-Call kann bereits im ersten Schritt Realisierungsquoten von 50 bis 70 % erzielen.
Telefoninkasso ist eine etablierte Methode zur Einziehung offener Forderungen und wird in Deutschland sowie anderen europäischen Ländern häufig von Inkassounternehmen und Gläubigern genutzt.
Während eines Telefoninkasso-Anrufs nennt sich der Mitarbeiter in der Regel selbst sowie das Unternehmen, das er vertritt, erklärt den Grund für den Anruf und bittet den Schuldner, die ausstehenden Schulden zu begleichen. Der Inkassomitarbeiter kann auch Zahlungsvereinbarungen aushandeln oder Zahlungspläne anbieten, um dem Schuldner eine Rückzahlung in Raten zu ermöglichen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Inkassounternehmen strenge gesetzliche Vorschriften einhalten müssen, wenn sie Telefoninkasso-Anrufe tätigen. In Deutschland müssen sie insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) einhalten, die regeln, wie personenbezogene Daten verarbeitet und welche Methoden zur Einziehung offener Forderungen angewendet werden dürfen.
Ein Mahntelefonat sollte professionell, lösungsorientiert und zielgerichtet geführt werden. Beachten Sie dabei folgende Punkte:
Mit der richtigen Person sprechen Lassen Sie sich direkt mit der verantwortlichen Person verbinden, um Verzögerungen zu vermeiden.
Persönliche Beziehung aufbauen Sprechen Sie den Schuldner mit seinem Namen an und bleiben Sie freundlich, aber bestimmt.
Bewährte Gesprächseinstiege nutzen Beginnen Sie das Gespräch mit Formulierungen, die schwer zu widerlegen sind, z. B.: „Ich rufe an, weil Ihre Rechnung vom [Datum] noch offen ist. Wann kann ich mit ihrer Zahlung rechnen?"
Individuelle Anpassung des Gesprächs Beziehen Sie sich konkret auf den jeweiligen Fall und passen Sie Ihre Argumentation an Ihren Gesprächspartner an.
Objektiv bleiben und mit Fakten argumentieren Nennen Sie klare Daten wie Rechnungs- und Lieferdatum oder bereits erfolgte Mahnungen, um den Sachverhalt unmissverständlich darzustellen.
Den Schuldner antworten lassen Stellen Sie gezielte Fragen wie: „Wann können Sie die Zahlung vornehmen?“ oder „Was können Sie sofort begleichen?“
Die Konsequenzen einer Nichtzahlung aufzeigen Verdeutlichen Sie, welche Folgen ausbleibende Zahlungen haben können (z. B. Mahngebühren, Inkassoverfahren, Lieferstopp).
Nur zwei Optionen anbieten Geben Sie dem Schuldner eine klare Wahl: Zahlung oder eine konkrete Erklärung mit Lösungsvorschlag.
Die Zahlung positiv darstellen Lenken Sie den Fokus auf die Vorteile einer schnellen Begleichung der Forderung, um Widerstände abzubauen.
Ergebnisse klar zusammenfassen Dokumentieren Sie das Gesprächsergebnis und vereinbaren Sie einen verbindlichen Zahlungsplan mit einem klaren Datum für die erste Zahlung. In unserem Training gehen wir genau auf diese Punkte ein und vermitteln praxisnahe Techniken, um Mahntelefonate souverän und erfolgreich zu führen.
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise steigern Sie die Erfolgsquote Ihrer Mahntelefonate und erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung.
Ein gut vorbereitetes Mahntelefonat erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Zahlungsvereinbarung. Beachten Sie dabei folgende Schritte:
Sammeln Sie alle notwendigen Informationen über den Kunden Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Daten zur offenen Forderung vorliegen haben (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Mahnstufen). Prüfen Sie auch die bisherige Zahlungsmoral des Kunden sowie mögliche frühere Vereinbarungen.
Definieren Sie Maximal- und Minimalziele Legen Sie fest, was Ihr bestmögliches Ziel ist (z. B. sofortige vollständige Zahlung) und welche Kompromisse akzeptabel sind (z. B. Ratenzahlung, Teilzahlung). So bleiben Sie flexibel und finden eine praktikable Lösung.
Legen Sie sich Argumente für erwartete Einwände und Ausreden zu Recht Bereiten Sie sich auf typische Reaktionen wie finanzielle Engpässe, vergessene Rechnungen oder Unklarheiten vor. Formulieren Sie überzeugende Antworten und bieten Sie konstruktive Lösungen an, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen. In unserem Seminar lernen Sie erfolgreiche und praxiserprobte Einwandbehandlungen.
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise steigern Sie die Erfolgschancen Ihres Mahntelefonats und verbessern die Liquidität Ihres Unternehmens.